Dalla Legge 81/2017 alle sanzioni penali di aprile: tutto quello che devi sapere sull’accordo individuale, i rimborsi e i nuovi obblighi per le aziende

In Italia ci sono oltre 3,7 milioni di lavoratori in smart working, secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Eppure la maggior parte non ha mai letto l’accordo individuale che ha firmato, non sa con certezza cosa gli spetta come rimborso e probabilmente non sa nemmeno che dal 7 aprile 2026 le regole sono cambiate di nuovo, questa volta con sanzioni penali per le aziende che non si adeguano.

La Legge 81/2017: come viene regolamentato il “lavoro agile”

Il lavoro agile in Italia è regolato dal Capo II della Legge n. 81 del 22 maggio 2017. La definizione legale è precisa: lo smart working è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato “stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro”.

Accordo significa che non è una decisione unilaterale del datore di lavoro. Il lavoratore deve sempre sottoscrivere un accordo individuale scritto prima di iniziare a lavorare da remoto, diversamente l’attività è da considerarsi irregolare. La fase pandemica aveva introdotto deroghe temporanee (il cosiddetto “smart working semplificato”), ma quella stagione è chiusa dal 2022.

Senza precisi vincoli di orario o di luogo significa che lo smart working non è il telelavoro tradizionale, dove si lavora da casa a orari fissi. È una modalità organizzativa più flessibile, che permette di lavorare da qualsiasi luogo purché nel rispetto dell’accordo firmato.

Parità di trattamento significa che la legge garantisce al lavoratore agile la stessa tutela economica e normativa di chi lavora in sede, inclusa la copertura INAIL per gli infortuni.

Cosa deve contenere l’accordo individuale

L’accordo individuale è il documento che regola tutto. Deve essere stipulato per iscritto prima dell’inizio della prestazione e comunicato al Ministero del Lavoro entro 5 giorni dall’avvio effettivo (non dalla firma). Il mancato rispetto dei tempi di comunicazione comporta sanzioni da 100 a 500 euro per ogni lavoratore.

Secondo la Legge 81/2017 e il Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile del 7 dicembre 2021, un accordo completo deve disciplinare:

La durata: può essere a termine o a tempo indeterminato. In quest’ultimo caso devono essere specificate le condizioni e i termini di recesso per entrambe le parti, con un preavviso minimo di 30 giorni (90 per i lavoratori fragili).

Le modalità operative: quante giornate di lavoro agile sono previste, con quale frequenza, in quali orari se applicabile, e in quali luoghi il lavoratore è autorizzato a operare fuori sede.

Gli strumenti di lavoro: se forniti dall’azienda o propri del lavoratore (la configurazione BYOD, Bring Your Own Device). Nel caso di strumenti propri, l’accordo deve definire i requisiti minimi di sicurezza informatica e può prevedere forme di rimborso.

Il diritto alla disconnessione: la fascia oraria durante la quale il lavoratore non è raggiungibile, che deve comprendere almeno le 11 ore di riposo giornaliero consecutivo previste dalla legge. L’accordo deve stabilire le misure tecniche e organizzative per garantire questo diritto.

Le fasce di reperibilità: quando il lavoratore è tenuto a essere raggiungibile durante la giornata lavorativa.

Le modalità di esercizio del potere direttivo e disciplinare da parte del datore, compreso come vengono verificate le prestazioni a distanza nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori e del GDPR.

I rimborsi: cosa spetta e come funziona la tassazione

La legge non prevede un obbligo generale di rimborso delle spese sostenute dal lavoratore agile. L’azienda non è obbligata a rimborsare la bolletta elettrica o la connessione internet.

L’Agenzia delle Entrate (con successive risposte a interpello, tra cui la n. 314/2021 e la n. 328/2021) ha chiarito che i rimborsi forfettari delle spese sostenute dal dipendente in smart working non sono automaticamente esenti da IRPEF. Per essere esenti, devono essere calcolati in modo analitico, cioè sulla base di parametri oggettivi e documentabili che dimostrino la quota di spesa effettivamente riferibile all’attività lavorativa. Un rimborso calcolato come percentuale fissa della bolletta, ad esempio il 30% dei consumi documentati, non soddisfa questo requisito e concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente ai sensi dell’art. 51, comma 1, del TUIR.

Le strade percorribili sono due. La prima è il calcolo analitico: si individua per ogni tipologia di spesa (energia, connessione, riscaldamento) la quota oraria riferibile all’uso lavorativo, moltiplicata per le ore effettive di smart working. È il metodo fiscalmente corretto ma operativamente complesso. La seconda è l’inserimento del rimborso come welfare aziendale: alcuni CCNL e molti accordi aziendali prevedono indennità mensili per i lavoratori agili erogate attraverso piattaforme di welfare, ottimizzando così il trattamento fiscale e contributivo complessivo. Se vuoi capire come il welfare aziendale si connette alle tutele dei dipendenti, leggi anche il nostro articolo su welfare pubblico e welfare aziendale.

I buoni pasto restano invece invariati: non cambia nulla rispetto al lavoro in sede in termini di tassazione (esenti fino agli importi previsti dalla legge, diversi per buoni cartacei ed elettronici). Mentre l’erogazione dipende dall’accordo azienda-lavoratore o parti sindacali e dal CCNL. Per un quadro completo di cosa compare in busta paga e come si tassa ogni voce, puoi leggere la nostra guida sulle detrazioni 730/2026.

La Legge PMI 34/2026: l’obbligo che nessuno rispettava diventa penale

Dal 7 aprile 2026 è in vigore la Legge n. 34 dell’11 marzo 2026, nota come Legge annuale per le PMI, pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 68 del 23 marzo 2026. L’articolo 11 interviene direttamente sul D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro), inserendo il nuovo comma 7-bis all’articolo 3.

La norma si applica a tutte le aziende, non solo alle PMI nonostante il nome del provvedimento. E non ha periodi transitori: l’efficacia è immediata dal giorno di entrata in vigore.

L’obbligo di consegnare un’informativa scritta annuale ai lavoratori in smart working esisteva già dal 2017 (art. 22, L. 81/2017), ma non era assistito da alcuna sanzione esplicita. Il risultato era scontato: la maggior parte delle aziende lo ignorava. La riforma del 2026 ha inserito questo obbligo nel Testo Unico della sicurezza dotandolo di un apparato sanzionatorio chiaro.

Dal 7 aprile chi non consegna l’informativa annuale rischia arresto da 2 a 4 mesi oppure ammenda da € 1.708,61 a € 7.403,96, in virtù della modifica all’art. 55, comma 5, lett. c) del D.Lgs. 81/2008.

L’informativa deve essere consegnata a ciascun lavoratore in smart working e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), con cadenza almeno annuale e ogni volta che cambiano mansioni, strumenti o condizioni di rischio rilevanti. Deve individuare i rischi generali connessi all’attività lavorativa (stress lavoro-correlato, affaticamento visivo da videoterminale, problematiche posturali e affaticamento fisico e mentale) e i rischi specifici connessi al lavoro agile (ergonomia della postazione domestica, sicurezza elettrica dell’ambiente di lavoro scelto, utilizzo di strumenti propri non certificati, isolamento fisico e relazionale, difficoltà nella gestione dei tempi di connessione).

Il lavoratore, da parte sua, mantiene l’obbligo di cooperare attivamente all’attuazione delle misure di prevenzione indicate nell’informativa.

Lo stress finanziario dei dipendenti, peraltro, è una delle variabili che impatta direttamente sulla produttività e sulla salute in ambiente di lavoro agile. Abbiamo analizzato quanto costa concretamente alle aziende nell’articolo quanto costa un dipendente sotto stress finanziario.

Le categorie protette: chi ha diritto di precedenza

La Legge 106/2025, entrata in vigore il 1° gennaio 2026, ha rafforzato le tutele per alcune categorie di lavoratori.

Chi soffre di patologie gravi o ha un’invalidità pari o superiore al 74% acquisisce un diritto di precedenza assoluto nell’accesso allo smart working, ove la mansione lo consenta. È una priorità nella concessione, non un obbligo in assoluto: se la mansione è incompatibile con il lavoro da remoto, il diritto non si applica.

Rimane valida anche la corsia preferenziale per i lavoratori fragili (definiti dai DPCM di riferimento), per i genitori di figli under 12 e per chi assiste familiari disabili ai sensi della Legge 104/1992, anche se le modalità pratiche variano a seconda del settore pubblico o privato e dei singoli CCNL.

I controlli: i limiti che molte aziende ignorano (intenzionalmente)

Il datore di lavoro ha il diritto di verificare la prestazione lavorativa anche in smart working, ma con limiti precisi stabiliti dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e dal GDPR.

Sono lecite le verifiche organizzative con strumenti proporzionati e con informativa preventiva al lavoratore. Non sono leciti il monitoraggio sistematico dei metadati email, la geolocalizzazione continua dei dispositivi, la registrazione dello schermo, l’attivazione non autorizzata della webcam.

Nel 2024 il Garante Privacy ha comminato una sanzione di 50.000 euro alla Regione Lombardia per aver monitorato sistematicamente metadati email e log di navigazione dei dipendenti per 90 giorni senza accordo sindacale. Un precedente rilevante per tutti i datori di lavoro, pubblici e privati.

Infortuni in smart working: dove arriva la copertura INAIL

Lo smart working è coperto dall’assicurazione INAIL per gli infortuni che avvengono “per causa di lavoro” durante l’orario lavorativo e mentre si svolgono mansioni lavorative. La copertura vale sia nell’abitazione principale che in qualsiasi altro luogo in cui il lavoratore sceglie di operare, come chiarito dalla Circolare INAIL n. 48/2017.

Nel 2024 il Tribunale di Milano ha riconosciuto come infortuni in itinere coperti dall’INAIL anche quelli avvenuti durante spostamenti necessari (come accompagnare i figli a scuola) effettuati in pausa dall’attività lavorativa. Si tratta di “deviazioni necessarie” dal percorso lavorativo, equiparabili a quelle già riconosciute per il tragitto casa-ufficio.

Cosa fare adesso

Se sei un dipendente in smart working, vale la pena verificare che il tuo accordo individuale sia in forma scritta e contenga tutti gli elementi indicati sopra, incluse le fasce di disconnessione. Se non l’hai mai firmato o non riesci a trovarlo, puoi richiederlo all’HR: l’azienda è tenuta a conservarlo per 5 anni. Controlla anche se il tuo CCNL prevede rimborsi o indennità per il lavoro da remoto: molti ne prevedono ma non vengono comunicati automaticamente.

Se sei un responsabile HR o un datore di lavoro, la priorità in questo momento è l’informativa sulla sicurezza richiesta dalla Legge 34/2026. L’obbligo è in vigore senza periodi transitori dal 7 aprile. Le linee guida operative sono disponibili sul sito della Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, che ha pubblicato un approfondimento specifico. Conserva la prova della consegna, che può avvenire anche via PEC o altri strumenti digitali tracciabili.

Tieni presente che lo smart working incide anche sulla tassazione degli aumenti contrattuali e su come vengono gestite le voci in busta paga: approfondisci nell’articolo sulla tassazione degli aumenti di stipendio 2026.

Il fac-simile dell’accordo individuale

Per aiutarvi a partire con il piede giusto, abbiamo preparato un fac-simile di accordo individuale di lavoro agile in formato Word, compilabile e adattabile al tuo caso. Il documento copre tutte le sezioni obbligatorie previste dalla Legge 81/2017 e dal Protocollo Nazionale del 2021: parti, durata, modalità operative, strumenti di lavoro, rimborsi, orario di disconnessione, sicurezza (aggiornata alla Legge 34/2026) e privacy.

Non si tratta di un contratto legalmente vincolante chiavi in mano: ogni accordo va adattato al CCNL applicato, agli accordi aziendali eventualmente vigenti e alla situazione specifica del lavoratore. Prima di utilizzarlo, fallo revisionare da un consulente del lavoro o da un legale.

L’abbiamo aggiunto al nostro “pacchetto” di documenti utili:

• Un excel per creare il budget familiare
• Un excel per applicare la regola del 50/30/20
• Un excel per creare il tuo prospetto di investimenti

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FAQ

Lo smart working è un diritto del lavoratore?
No, non è un diritto unilaterale. Richiede sempre il consenso di entrambe le parti e la firma di un accordo individuale scritto. Esistono però categorie per cui il datore di lavoro ha l’obbligo di valutare prioritariamente le richieste: lavoratori fragili, genitori di figli under 12, chi assiste familiari disabili con Legge 104.

Posso lavorare in smart working dall’estero?
La legge non lo vieta esplicitamente, ma l’accordo individuale deve autorizzarlo. Ci sono implicazioni fiscali e contributive rilevanti (residenza fiscale, distacco internazionale, obblighi previdenziali nel paese in cui si lavora) che vanno valutate caso per caso con un consulente del lavoro.

L’azienda può revocare lo smart working unilateralmente?
Dipende dall’accordo firmato. Se l’accordo è a tempo indeterminato, il datore può recedere con un preavviso minimo di 30 giorni (90 per i lavoratori fragili). Se è a termine, si esaurisce alla scadenza salvo rinnovo. Una revoca senza preavviso è irregolare.

Il rimborso spese per lo smart working viene tassato?
Dipende da come è calcolato. I rimborsi analitici, documentati e commisurati alle spese effettive riferibili all’uso lavorativo, sono esenti da IRPEF. I rimborsi forfettari (percentuale fissa della bolletta, indennità mensile fissa) concorrono invece al reddito imponibile secondo quanto chiarito dall’Agenzia delle Entrate con le risposte a interpello n. 314/2021 e n. 328/2021.

Cosa rischia un’azienda che non consegna l’informativa sulla sicurezza?
Dal 7 aprile 2026, in base alla Legge 34/2026, rischia l’arresto da 2 a 4 mesi oppure un’ammenda da € 1.708,61 a € 7.403,96. La sanzione si applica a tutte le imprese, indipendentemente dalle dimensioni.

I buoni pasto spettano anche in smart working?
Non è un diritto automatico. Dipende dall’accordo azienda-dipendente e dal CCNL. Il trattamento fiscale non cambia rispetto al lavoro in sede: restano esenti da IRPEF fino agli importi di legge (diversi per buoni cartacei ed elettronici).

In caso di infortunio a casa, sono coperto dall’INAIL?
Sì, se l’infortunio avviene durante l’orario di lavoro e nell’esercizio delle mansioni lavorative. La copertura vale anche fuori dall’abitazione principale, in qualsiasi luogo il lavoratore scelga di operare. Nel 2024 il Tribunale di Milano ha esteso la copertura anche agli spostamenti necessari effettuati in pausa (es. accompagnare i figli a scuola).

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Fonti: Legge n. 81/2017; D.Lgs. 81/2008 come modificato dalla Legge n. 34/2026; Legge n. 106/2025; Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile, 7 dicembre 2021; Risposta a interpello AdE n. 314/2021; Risposta a interpello AdE n. 328/2021; Circolare INAIL n. 48/2017; Osservatorio Smart Working, Politecnico di Milano; Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, aprile 2026.